失敗から学んだ、報告における基本的で重要なこと

会話をする男女の集団 IT関連

業務で「ある失敗」をしました。

その失敗を踏まえ、自戒も含めて書き残そうと思います。

僕

新人3年目にもなって情けないです。。。

失敗した時の状況

私は、3つの案件を掛け持ちしています。

それぞれスマホアプリに関するプロジェクトですので、技術的な大きな違いはありません。

僕

でも、仕様や納期がバラバラで、
頭がパンクしそう!!

A案件をしていたらB案件の質問が来る……。
対応に追われていたらC案件の急ぎの対応依頼が来る……。

複数案件に携わる苦しみ・悩みを感じておりました。

どんな報告の失敗を起こしたのか

手を組んで考える女性

計画

その失敗は、ある案件の1つのタスクについてです。

その作業は、1日2時間進めて、2週間かける予定でした。

実作業は10日→20時間なので、約2.5人日(20/8=2.5)で終わる計算です。

実績

そのタスクの途中で、他の案件での作業に追われ、上司に巻き取ってもらうことになりました。

その時点で、残り1日です。

上司はすでに7割近く終わっているものとして見ていたので「すぐ終わるだろう」と見越していました。

しかし、私が作業の引き継ぎ資料を共有したとき、思った以上に進んでいないことに気づきます。

そして大慌てでその日のうちに上司が片付けました。

要するにしわ寄せが上司にいってしまったというわけです。

大変申し訳ないことをしてしまいました。

なぜその失敗が起きたのか

直属の上司とマンツーマンで反省会を行いました。

私は「進捗報告の内容の認識ずれ」が原因と考えています。

では何故、認識にズレが起きたのか。

それは「報告の仕方」に問題がありました。

私の報告の仕方

私の報告スタイルは、簡潔にいうと「この辺りをやっている」というものです。

例えば、以下のようなイメージです。

  • 10の細かい作業のうち、5つ目をやっている
  • (その5つ目の影響が多く、時間がかかっている)
  • だいたい(5つ目の)7割が終わっている

括弧内の言葉を伝えないと、全体の7割が終わっていると誤った捉え方をするに決まっています。

これは明らかに、報告する側である私に問題がありました。

本来の報告の仕方

以下のようなことに気をつけるだけで良いと、アドバイスいただきました。

  • 出来ているところ
  • まだ出来ていないところ
  • 止まってしまうところ

A〜B〜C〜Dのようなタスクの順番で行うと仮定してみます。

A〜Bまでは昨日終わりました。
B〜C〜Dはまだ未着手です。
今日はそのB〜Cまでをやる予定です。
軽く見ただけですが、Dの作業で●●●があり、作業が滞りそうです。

1年目で指導されていたはずですが、今になって出来なくなりました。

何故このような報告の仕方をしたのか

湖で決心する男性

入社して3年目になり、私が入社した当時の3年目の先輩像と重ねてみると、程遠いような気がしました。

それと同時に、責任感と焦りを感じ、「まだ出来ていない」ということに対して引け目を感じていました。

そうして「良く見せよう」とし、報告する際に「まだ出来ていない所」を曖昧に伝えてしまっていました。

「良く見せよう」とするのは、嘘の報告になるということを肝に命じました。

【まとめ】報告における、基本的すぎる重要なこと

私の学びであり、できるようにならなければならないのは以下の通りです。

  • 報告は事実ベースで述べる
    • 出来たところ
    • まだのところ
    • 止まるかもしれないところ
  • 後の大失敗より、今の小さな失敗
    • 良く見せようとするのは、嘘の状況を伝えているに過ぎない
  • 無理な依頼は、自分で責任が取れるようになってから
    • 今の私にとって、最後にしわ寄せが行くのは上司。だからこそ状況を正しく伝え、正しい判断を下せるようにする。

今後、気を付けて参ります。

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